2013年CPMP考试相关—项目组织协调的方法

　　组织协调的方法

　　1. 项目管理协调的主要方法：召开会议

　　项目负责人和工程项目干系部门之间除了正式和非正式会谈外，为保证沟通的连续性并为以后作好记录，应在合同的执行全过程中举行经常性的正式会议。可计划在任何时间召开会议，以解决问题。重要会议应定期举行，并在合同开始后确定。主要会议如下：

　　1.1. 项目启动会

　　主持：项目负责人。

　　与会：工程部、市场部、安质部、物流部、业务部、外包单位、材料设备供应单位。

　　内容：项目情况介绍;项目编号确认;澄清项目中可能存在的问题;协调各方。

　　1.2. 周例会时间：(每周四下午3点)。

　　主持：项目负责人。

　　与会单位：项目干系各部门。

　　内容：上周项目回款开票情况说明;工程进度说明;采购进度情况说明;包括且不限于质量控制和审查议题、安全议题、定期进度审查议题和业务部门/承包单位协调议题等。

　　1.3. 质量控制和审查会议(不定期)

　　主要议题是针对工程中发现的质量问题进行讨论，根据规范，提出解决的方案;对业务部门/承包单位提交的施工方案进行审查批准。

　　1.4. 业务部门/承包单位协调会(不定期)

　　承包单位协调会议将按要求安排，以讨论需要承包单位协调的问题。

　　1.5. 定期进度审查(每周)

　　该会议将着重讨论并解决业务部门/承包单位施工过程面临的问题，审查承包单位的工作，评估工作进度和计划，协调相关各方的活动。通常这些会议要求用最小的投入获得最大的产出。

　　1.6. 安全会议

　　主要议题是针对施工中发现的安全问题提出警示，要求相关部门及时做出改进。

　　1.7. 特殊会议(不定期)

　　特殊会议将按要求安排，以讨论非正常问题等。视问题的性质确定参加人员，会议形成纪要或报告归档。

　　1.8. 合同收尾会议(不确定时间)

　　当合同工作完成或其后不久，项目负责人及其他项目干系部门负责人和承包单位应举行合同收尾会议。此会议的目的是对所有遗留问题，如合同变更、回款开票最终支付数额等达成协议。

　　1.9. 其他会议

　　可能需要召开的与工程相关的会议(如与当地政府职能机关举行的协调会议、设计交底会等)(不确定时间)。

　　通常会议将安排在现场，但是，如需要承包单位应参加在其它地点召开的会议。

　　业务部门/承包单位出席各类工程会议的代表必须是承包单位项目经理或其授权的相关人员。

　　1.10. 会议纪要

　　项目负责人将为上述所有会议准备会议纪要。会议纪要将记录会中所有重要议题并尽快送工程施工单位确认。工程施工单位确认后将被正式散发。

　　2. 文档控制的方法

　　项目负责人和工程项目干系部门之间除了会谈、会议外，为保证沟通的连续性和易评估性，应在合同的执行全过程中用文档作为输出作为控制项目的一种方法。主要以项目推进计划、周报、总结、问题清单等信息资料为媒介，以合理规范推进项目进程。主要文档输出如下：

　　2.1. 项目推进计划：(项目启动阶段输出)。

　　作者：项目负责人。

　　内容：项目开始及结束时间确定;项目各阶段任务确定;项目合作方式确定;项目可能存在的问题澄清;解决问题的方式确定;项目各阶段各部门输出文件确定。

　　2.2. 项目周报：(每周五下午3点输出)。

　　作者：项目负责人。

　　内容：对上周财务方面(开票回款)、上周物流方面(采购进度)、上周工程方面(工程项目类执行进度/贸易产品项目类进展情况 )、上周业务方面(项目承担情况;对上周投标项目、项目承担情况-含本周投标情况、中标情况及未经投标确认由我公司承担的项目汇报)、风险管理情况、包括且不限于质量控制和审查议题、安全议题等按照标准规格进行输出。(模板见附录)

　　2.3. 项目总结(项目结束阶段输出)

　　作者：项目负责人。

　　内容：项目信息说明(项目目标、商业环境信息、历史数据);项目实现情况与目标对比(质量、时间控制、成本支出、客户反馈);工程项目评审情况;项目经验总结;项目建议。

　　2.4. 文档审批

　　项目负责人将输出上述所有文档。并由?审评批准通过。

　　3. 技术会签的方法

　　对项目实施过程中提出的技术参数或设计文件，组织有关部门、单位进行会签的方法，此方法是避免部门间扯皮和单位间索赔的很实用的协调方法。