2015监理师《理论与法规》预习：管理要求(2)

(五)建设工程监理文件资料组卷归档

建设工程监理文件资料归档内容、组卷方式及建设工程监理档案验收、移交和管理工作，应根据《建设工程监理规范》GB/T 50319— 2013、《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328— 2001以及工程所在地有关部门的规定执行。

1.建设工程监理文件资料编制要求

(1)归档的文件资料一般应为原件。 (2)文件资料的内容及其深度须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准的要求。 (3)文件资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符。 (4)文件资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 (5)文件资料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 (6)文件资料中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。纸张应采用能够长时间保存的韧力大、耐久性强的纸张。 (7)文件资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标(解像力、密度、海波残留量等〉要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管。 (8)文件资料中的照片及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。 (9)文件资料应采用打印形式并使用档案规定用笔，手工签字，在不能使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。

2.建设工程监理文件资料组卷方法及要求

(1)组卷原则及方法

1)组卷应遵循监理文件资料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用； 2)一个建设工程由多个单位工程组成时，应按单位工程组卷； 3)监理文件资料可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。

(2)组卷要求

1)案卷不宜过厚，一般不超过40mm； 2)案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

(3)卷内文件排列

1)文字材料按事项、专业顺序排列。 2)图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。 3)既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

3.建设工程监理文件资料归档范围和保管期限

建设工程监理文件资料的归档保存应严格遵循保存原件为主、复印件为辅和按照一定顺序归档的原则。

(六)建设工程监理文件资料验收与移交

1.验收

城建档案管理部门对需要归档的建设工程监理文件资料验收要求包括：

(1)监理文件资料分类齐全，系统完整； (2)监理文件资料的内容真实，准确反映了建设工程监理活动和工程实际状况； (3)监理文件资料已整理组卷，组卷符合《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328—2001的规定； (4)监理文件资料的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，签章手续完备； (5)文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。

为确保监理文件资料的质量，编制单位、地方城建档案管理部门、建设行政管理部门等要对归档的监理文件资料进行严格检查、验收。对不符合要求的，一律退回编制单位进行改正、补齐。

2.移交

(1)列入城建档案管理部门接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后3个月内向城建档案管理部门移交一套符合规定的工程档案(监理文件资料)。

(2)停建、缓建工程的监理文件资料暂由建设单位保管。

(3)对改建、扩建和维修工程，建设单位应组织工程监理单位据实修改、补充和完善监理文件资料，对改变的部位，应当重新编写，并在工程竣工验收后3 个月内向城建档案管理部门移交。

(4)建设单位向城建档案管理部门移交工程档案(监理文件资料)，应办理移交手续，填写移交目录，双方签字、盖章后交接。

(5)工程监理单位应在工程竣工验收前将监理文件资料按合同约定的时间、套数移交给建设单位，办理移交手续。